Apostilla certificados | Convention de La Haye | Convenio de la haya

25/01/2014

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En algunas transacciones transfronterizas, la obtención y autenticación de “documentos públicos” de jurisdicciones internacionales puede ser un cuello de botella que requiere mucho tiempo.

Antes de que un documento público pueda ser utilizado en un país distinto del que lo emitió, su origen debe ser autenticado.

Qué es la Apostilla de la Haya

Este problema de validación de documentos y gestiones ha sido abordado por la Convención de La Haya sobre Apostilla, que facilita el intercambio y la transmisión de documentos públicos emitidos y utilizados por los países que se adhieren a la Convención de La Haya sobre la Eliminación del Requisito de Legalización de Documentos Públicos Extranjeros (la “Convención de La Haya sobre Apostilla” o la “Convención”).

En este artículo proporciona una visión general del proceso de autenticación de documentos bajo la Convención de Apostilla de La Haya y bajo los métodos tradicionales de legalización.

El proceso de Apostilla

El Convenio de La Haya sobre Apostilla es un tratado multilateral que fue redactado por la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado (la “Conferencia de La Haya”). Fue aplicado por primera vez en 1965 por los primeros Estados que lo ratificaron, entre ellos el Reino Unido, los Países Bajos y Hong Kong.

Documentos públicos afectados

2] El Convenio de La Haya sobre Apostilla especifica cómo ciertos tipos de documentos emitidos en un estado signatario pueden ser certificados para fines legales en los otros estados signatarios.

El Convenio cubre únicamente los “documentos públicos”, como un documento judicial, un documento administrativo, un acta notarial u otros certificados oficiales.

Las partes del Convenio pueden reducir aún más los tipos de documentos que pueden ser certificados por medio de una apostilla.

Una certificación conforme a la Convención se denomina “apostilla”; generalmente es análoga a la legalización notarial en la legislación nacional y normalmente complementa la legalización del documento en virtud de la legislación nacional aplicable.

Cuando el país de origen y el país receptor son ambos Estados miembros del Convenio de Apostilla de La Haya, una apostilla autentifica la validez de un documento y elimina la necesidad de una doble certificación, a saber, la certificación notarial por parte del país de origen seguida de la legalización por parte del país receptor.

Las “autoridades competentes” designadas por el gobierno de un país que es parte de la Convención de Apostilla de La Haya (o por delegación de éste) colocan las apostillas en los documentos públicos.

Para que un documento pueda ser apostillado, debe haber sido expedido o certificado por un funcionario reconocido por la autoridad competente que expide la apostilla.

Por ejemplo, en EEUU, los notarios públicos son comisionados por el Secretario de Estado del Estado en el que se solicita el trámite, y están registrados en el condado en el que han sido comisionados. Por lo tanto, un documento que ha sido atestiguado por un notario público en ese Estado puede recibir una apostilla cuando el documento ha sido debidamente notariado y luego certificado por el secretario del condado en el condado donde el notario fue comisionado.

El proceso puede ser más eficiente en algunas jurisdicciones que en otras, en parte debido al volumen de solicitudes de apostillas.

La Convención prescribe la forma y el contenido de la apostilla misma, que es un documento impreso que consta de 10 campos estándar numerados y un lenguaje prescrito.

Es importante señalar que la apostilla debe obtenerse de la autoridad competente en el mismo estado en el que se emitió o certificó el documento.

Para que la certificación se considere auténtica, la institución emisora deberá utilizar una lengua específica que figure en el propio documento o en una extensión fijada al mismo. Una vez producida la apostilla, está lista para ser presentada ante los órganos administrativos o judiciales competentes del país receptor.

Es importante tener en cuenta que el poder de la apostilla no se extiende al contenido del documento que se certifica.

En otras palabras, no certifica que el contenido y las partes sustantivas del documento sean correctos o incluso exactos.

Sólo certifica que las firmas de los funcionarios públicos que figuran en el documento son auténticas, que el funcionario público que firma el documento actúa en su debida capacidad cuando lo firma y que cualquier sello o estampilla del gobierno es auténtico.

Aunque la apostilla sirve un propósito importante en las transacciones internacionales, no está exenta de desafíos.

El fraude de la apostilla sigue siendo común, especialmente en la medida en que las autoridades competentes y las entidades certificadoras no confirman el contenido del documento que se certifica.

Ha habido varios casos en los que un documento ha sido debidamente autenticado mediante apostilla, pero más tarde se descubrió que el documento subyacente era una falsificación.

Otros desafíos incluyen la expiración de la apostilla antes de su uso en la transacción, el uso indebido del proceso de apostilla para obtener información que no fue proporcionada por la entidad que solicita la certificación, y la necesidad de asegurar un método seguro de vinculación a los documentos públicos subyacentes, que puede incluir información sensible.

En muchos aspectos, la apostilla es tan confiable como el régimen subyacente de notarización o certificación.

La Apostilla se Digitaliza

A pesar de las ventajas de la certificación por apostilla, los desarrollos tecnológicos han amenazado con reducir la eficiencia del proceso de apostilla. La modernización del proceso de apostilla es un área de creciente importancia tanto para las entidades privadas como para las agencias gubernamentales.

Cuando se redactó la Convención en 1961, las partes en ella no podían prever la creación de Internet, el crecimiento de la economía mundial de datos, el renacimiento del mercado de criptomonedas y la introducción de la tecnología de los libros mayores distribuidos.

El uso de una apostilla electrónica ayudará a las partes a igualar la velocidad, eficiencia y transparencia que se encuentran en la era digital de las transacciones algorítmicas.

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A partir de 2007, la Conferencia de La Haya trató de actualizar el proceso de apostilla para reflejar las mejoras en la tecnología digital mediante la creación del Programa de Apostilla Electrónica (“e-APP”). E-App consta de dos componentes.

El componente de apostilla electrónica del programa e-APP implica el uso de un archivo electrónico firmado digitalmente que se transmite por medios electrónicos, como el correo electrónico, o que se pone a disposición para su descarga o visualización desde un sitio web.

El componente de e-Registro del programa e-APP consiste en registros electrónicos que son accesibles en línea para permitir a los destinatarios verificar fácilmente el origen de la apostilla que han recibido. El e-APP ha sido implementado por aproximadamente 32 partes de la Convención de Apostilla de La Haya, incluyendo los Estados Unidos y Hong Kong.

Esencialmente una apostilla electrónica, el e-APP es la respuesta de las partes de la Convención a las peticiones de un proceso de autenticación simplificado para la producción de documentos públicos en el extranjero.

El uso de un e-APP, ya sea en una transacción analógica o en un acuerdo de pago digital, proporciona un medio para combatir el fraude y proporciona un mayor nivel de seguridad, que excede con creces el de un entorno en el que sólo se utiliza papel.

Otros beneficios incluyen la no caducidad de la apostilla, de modo que la certificación seguirá siendo válida incluso después de que expire el certificado digital de la persona que firma el e-APP, y un método fácil y seguro de adjuntar a los documentos públicos subyacentes.

Cuando trate de determinar si el proceso de apostilla es deseable o necesario para su transacción, considere contactar a sus proveedores de servicios legales para obtener orientación específica sobre los últimos avances en este importante pero infrautilizado mecanismo internacional.

Cuando la Apostilla no está disponible: El proceso de legalización

Cuando un país no ha firmado o ratificado la Convención (o no ha firmado un tratado bilateral para el reconocimiento de los documentos públicos de la otra parte) o cuando la certificación implica un documento que no es un “documento público” cubierto por la Convención, la autenticación de documentos destinados a ser utilizados en el extranjero requiere el proceso más engorroso conocido como “legalización” (también conocido como “legalización de embajadas”).

El proceso de legalización consiste en una cadena de autenticaciones individuales del documento público que las partes desean que se certifique, incluyendo la certificación del documento por parte de los ministerios de relaciones exteriores (a veces actuando a través de una embajada o consulado) tanto para el país en el que se originó el documento como para el estado en el que se utilizará el documento.

En la práctica, esto significa que el documento debe ser certificado dos veces antes de que pueda tener efecto legal en el país receptor.

Por ejemplo, como Canadá no es signatario de la Convención, los documentos canadienses para su uso en otros países deben ser certificados por el Viceministro de Asuntos Exteriores en Ottawa o por un funcionario consular canadiense en el extranjero y, posteriormente, por la oficina gubernamental o consulado pertinente del Estado receptor.

Debido al número de autoridades involucradas, el proceso de legalización es a menudo lento, engorroso y costoso para las partes involucradas.

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